Dernek Defterleri Nasıl Tutulur ve Nedir?

Birçok dernek yöneticisinin merak ettiği temel konu dernek defterleri nasıl tutulur sorusudur. Doğru tutulan dernek defterleri;

• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlar.
• Mali şeffaflığı artırır.
• Üyeler arasında güven oluşturur.
• Resmi denetimlerde sorun yaşanmasını önler.
• Kurumsal sürdürülebilirliği destekler.

Bu nedenle süreçler hakkında bilgi sahibi olmak her yönetim kurulu için zorunlu hale gelmiştir.

Zorunlu Dernek Defterleri Nelerdir?

Dernekler Yönetmeliği 6. bölüm 31-41. maddeler arasında dernek defterlerinin tutulmasına yönelik esaslar belirtilmiştir. Dernek defterlerinin kaybolması, düzenlenmesi, tasdik edilmesi, tutulması ya da zayi edilmesinde yönetmelik hükümleri uygulanır. İşletme hesabı esasına göre tutulması zorunlu olan 3 temel dernek defteri şunlardır:

Dernek Defterleri Arasında Üye Kayıt Defteri

Üye kayıt başvurusu derneğe yazılı olarak yapıldığında 30 gün içerisinde yönetim kurulu görüşüp red ya da onay kararı vermek zorundadır. Başvuru karara bağlanıp onaylandığında üye kayıt defterine üye bilgileri girilir. Bu dernek defterinin tutulması zorunludur.

• T.C. Kimlik Bilgisi
• Üye Adı ve Soyadı
• Kişinin Uyruğu
• Anne Adı
• Cinsiyeti
• Üye Giriş Tarihi (Yönetim Kurulu Karar Tarihi)
• Üyelikten Çıkış Tarihi

Bu bilgiler dışında ikamet adresi, üyelerin ödedikleri aidat bilgileri, meslek ve e-posta adresi bilgileri de yazılabilir ancak zorunlu değildir. Vesikalık fotoğraf yapıştırılması da ihtiyaridir.

Dernek Defterleri İçinde Karar Defteri Düzenlemesi

Yönetim kurulu tarafından alınan kararlar görüşülür, tarih ve numara sırasına göre mürekkepli kalemle yazılır ve yönetim kurulu üyeleri tarafından yazının altı imzalanır. Eğer daktilo veya bilgisayarla karar alınacak ise bu çıktı karar defterine yapıştırılır. Yapıştırılan çıktının dört köşesi noter veya sivil toplum müdürlüğü tarafından mühürlenir ve tasdik ettirilir. Karar defterlerinin tutulması zorunludur. Alınan kararlar tek sayfaya sığmadığında paraf yapılır, karar sonu imzalanır.

Dernek Defterleri Arasında Evrak Kayıt Defteri

Dernekten giden ve derneğe gelen evraklar sıra numarası ve tarih ile bu dernek defteri içerisine kayıt edilir. Defterde giden evrak ve gelen evrak için iki ayrı bölüm bulunur. İsteğe bağlı olarak giden evrak için ayrı gelen evrak için de ayrı defter tutabilirsiniz. Giden evrakların kopyasını ve gelen evrakların aslını defterde oluşturulan yere sıra numarasına göre dosyalama yapmalısınız. E-posta veya değişik elektronik ortamlardan giden ve gelen evrak varsa bunların çıktısı alınır. Her senenin başında 1 sıra numarası ile kayıt tutulur.

Muhasebe Esaslarına Göre Dernek Defterleri

İşletme Hesabı Defteri: Dernek gider ve gelirlerinin kayıt altına alınması için işletme hesabı defteri kullanılmaktadır. Defter gider ve gelir olarak iki bölümdür. Gider bölümünde alınan faturaya ilişkin numara, açıklama ve tarih bulunurken; gelir bölümünde dekonta ilişkin numara, tarih, açıklamaya yer verilir ya da alındı belgesi yer alır. Bu dernek defteri dönem sonunda EK-16 işletme hesabı tablosunun yazılması ile kapatılmaktadır.

Yevmiye Defteri ve Büyük Defter: Bilanço hesabına göre defter tutacak olan derneklerin evrak kayıt defteri, karar defteri ve üye kayıt defteri ile birlikte büyük defter ve yevmiye defteri tutması zorunludur. Yevmiye defteri, Hazine ve Maliye Bakanlığı’nın verdiği yetki ile yayınlanmış olan muhasebe sistemi genel tebliği ile Vergi Usul Kanunu’nda belirtilen esaslara göre tutulmalıdır.

Tutulması Zorunlu Olmayan Dernek Defterleri

• Demirbaş Defteri: Dernek tarafından edinilen demirbaşların parçaları, açıklamaları, detayları sıra numarasıyla deftere kayıt edilir. Alınan kararla satılması, süresinin dolması ya da el değiştirmesi durumunda demirbaş defterinden kayıt düşümü yapılır. Şeffaflık ve ulaşılabilirlik için tutulabilir.
• Alındı Belgesi Kayıt Defteri: Derneğin elde etmiş olduğu gelirler alındı belgesiyle düzenlenir. Bu alındı belgelerinin kaydı sıra ve seri numarasıyla deftere işlenir. Belgelerin verildiği kişilerin adı, soyadı ve aldıkları seri deftere not edilir.
• Envanter Kayıt Defteri: Bilanço hesabına göre defter tutan derneklerin isteğe bağlı olarak tuttuğu bir defter türüdür. Hesap dönemi sonunda taşınmazlar, borçlar ve alacaklar gibi kayıtların sıra numarasıyla tek tek kayıt ve takip edildiği defterdir.

Not: Büyük defter, envanter defteri ve yevmiye defteri yönetmeliğe uygun olmak şartı ile Ticaret Bakanlığınca ve Hazine ve Maliye Bakanlığınca elektronik ortamda çıkarılan tebliğler esasında tutulabilir. Diğer defterlerse elektronik ortamda Bakanlık tarafından oluşturulan ve izin verilen yazılımlar aracılığıyla tutulabilir.

Dernek Defterleri Tasdik İşlemleri ve Kuralları

• Dernekler tarafından tutulacak olan dernek defterleri noterden ya da il sivil toplum müdürlüğünden tasdik edilmelidir.
• Dernek defterlerinin ara tasdiki yapılmaz. Defterler bitene kadar kullanılmaya devam edilir. Yenisi alınacağı zaman tekrar tasdik edilir.
• Sadece Yevmiye Defteri için istisna mevcuttur; yevmiye defterlerinin kullanılacağı yılın bir önceki ayında tasdiki yapılır. Büyük defterlerin onaylatılması zorunlu değildir.

Dernek Defterleri Kayıt Usulleri ve Cezai İşlemler

• Dernek defterleri mürekkepli kalem ya da tükenmez kalemle yazılmalıdır (kurşun kalem yasaktır).
• Defterler ve tutulacak kayıtlar Türkçe olmak zorundadır.
• Yanlış rakam veya yazı yazdığınızda düzeltmek için üzerine sadece tek bir çizgi çekmelisiniz. Yanına veya üzerine, eski çizdiğiniz kayıt okunacak şekilde doğrusu yazılır. Kayıtlar silinemez, kazınamaz veya okunamaz hale getirilemez.
• Karar defterinin imza bölümü hariç, diğer sayfaları boş bırakılamaz ya da atlanamaz. Ciltli defterlerin sayfaları ciltten koparılamaz.
• Dernek işlemlerinin defterlere günlük olarak kayıt edilmesi gerekir. Ancak gelir ve gider kayıtları muhasebe kurallarına uygun olarak 10 günü geçmeyecek şekilde girilebilir.
• Defterleri usulüne uygun tutmayanlara idari para cezaları uygulanır; tasdiksiz defter tutma veya defter tutmama durumlarında adli ceza ve hapis cezası hükümleri gündeme gelebilir.

Dernek Defterlerinin Kaybolması ve Zayi Belgesi

Dernek tarafından tutulan işletme defteri, karar defteri ya da herhangi bir dernek defterinin kaybolması, çalınması veya okunamayacak duruma gelmesi durumunda, öğrenildiği tarihten itibaren 15 gün içinde dernek merkezinin bulunduğu en yakın mahkemeye başvurarak Zayi Belgesi almalısınız. Zayi belgesinin alınmaması durumunda sorumlular hakkında adli para cezası ve 3 aya kadar hapis cezası uygulanabilmektedir.